Докладчикам: как сделать участие в конференциях результативным?
Опыт участия в TeamLead Conf и шаги ДО / ВО ВРЕМЯ / ПОСЛЕ конференции
17-18 мая 2022 проходила крупнейшая конференция для тимлидов и руководителей TeamLead Conf, где я выступала с докладом «15 приёмов, чтобы задать вопрос Профессионалу». Для подготовки к конференции была проделана масштабная работа — как со стороны организаторов, так и с моей стороны, как докладчика.
В рамках этой статьи я расскажу о том, какие действия были совершены до, во время и после конференции, чтобы сделать поездку результативной, а также об интересных решениях организаторов конференции, которые помогали участникам и докладчикам, а также создавали атмосферу.
Автор материала: Татьяна Кыркалова
В рамках этой статьи я расскажу о том, какие действия были совершены до, во время и после конференции, чтобы сделать поездку результативной, а также об интересных решениях организаторов конференции, которые помогали участникам и докладчикам, а также создавали атмосферу.
Автор материала: Татьяна Кыркалова
Часть I. ДО конференции: как проходила подготовка к поездке?
Этап №1. Работа над докладом
Моё участие в конференции началось с того, что Людмила Ивановна прислала ссылку на конференцию и предложила подать доклад, так как исследование, которым я занимаюсь, подходило по теме в секцию «Управления знаниями». Я заполнила заявку, которая включала в себя тезисы доклада и целевую аудиторию, которой он был бы полезен, и через некоторое время со мной связался программный комитет конференции.
От программного комитета я получала рекомендации, как сделать доклад полезным и воспринимаемым именно для IT-сферы, так как целевая аудитория конференции — IT-специалисты, а также были репетиции. Репетировали мы и на занятиях Клуба умных девочек, чтобы Людмила Ивановна и Участницы могли дать обратную связь по жестам и подаче.
Моё участие в конференции началось с того, что Людмила Ивановна прислала ссылку на конференцию и предложила подать доклад, так как исследование, которым я занимаюсь, подходило по теме в секцию «Управления знаниями». Я заполнила заявку, которая включала в себя тезисы доклада и целевую аудиторию, которой он был бы полезен, и через некоторое время со мной связался программный комитет конференции.
От программного комитета я получала рекомендации, как сделать доклад полезным и воспринимаемым именно для IT-сферы, так как целевая аудитория конференции — IT-специалисты, а также были репетиции. Репетировали мы и на занятиях Клуба умных девочек, чтобы Людмила Ивановна и Участницы могли дать обратную связь по жестам и подаче.
Этап №2. Обсуждение задач, которые можно решить в ходе участия в конференции
Параллельно с TeamLead Conf в Москве проходил международный форум «ЗАВТРАк ШЕФА», где выступали эксперты в сфере ресторанного бизнеса. Моя коллега Анастасия Вдовкина занимается темой создания креативных ресторанных концепций, поэтому она тоже ехала в Москву.
Параллельно с TeamLead Conf в Москве проходил международный форум «ЗАВТРАк ШЕФА», где выступали эксперты в сфере ресторанного бизнеса. Моя коллега Анастасия Вдовкина занимается темой создания креативных ресторанных концепций, поэтому она тоже ехала в Москву.
До поездки мы с Людмилой Ивановной и Анастасией обсудили, какие задачи мы можем запараллелить с поездкой на TeamLead Conf и «ЗАВТРАк ШЕФА», а также что для этого нужно сделать. Кроме того, мы составили план перемещений по Москве, чтобы не запутаться, кто, куда и когда едет.
Этап №3. Подготовка к поездке — какие действия нужно было совершить ДО отъезда в Москву, чтобы сделать поездку результативной?
Вместе с участием в конференции я планировала решить следующие задачи: приглашение спикеров на интервью, обмен контактами с докладчиками и участниками конференции, знакомство с организаторами и обсуждение тем докладов для следующих конференций. Поэтому для этого я сделала следующее:
1) Просмотрела список докладов и спикеров. Проанализировала достижения спикеров и направления их деятельности, чтобы пригласить на интервью тех, общение с кем будет полезно для моих исследований. Составила и распечатала письма-приглашения на интервью, чтобы вручить при встрече.
2) Подготовила дизайн визиток и заказала печать.
Это первое мероприятие такого масштаба, в котором мне довелось участвовать, поэтому это стало поводом, чтобы сделать собственные визитки.
3) Подготовила список тем докладов для следующих конференций, чтобы обсудить их с организаторами.
Кроме того, когда мы уже приехали в Москву, мы договорились, какую информацию по конференциям каждая из нас будет фиксировать в дневниках, чтобы по итогу поездки подготовить материал.
Вместе с участием в конференции я планировала решить следующие задачи: приглашение спикеров на интервью, обмен контактами с докладчиками и участниками конференции, знакомство с организаторами и обсуждение тем докладов для следующих конференций. Поэтому для этого я сделала следующее:
1) Просмотрела список докладов и спикеров. Проанализировала достижения спикеров и направления их деятельности, чтобы пригласить на интервью тех, общение с кем будет полезно для моих исследований. Составила и распечатала письма-приглашения на интервью, чтобы вручить при встрече.
2) Подготовила дизайн визиток и заказала печать.
Это первое мероприятие такого масштаба, в котором мне довелось участвовать, поэтому это стало поводом, чтобы сделать собственные визитки.
3) Подготовила список тем докладов для следующих конференций, чтобы обсудить их с организаторами.
Кроме того, когда мы уже приехали в Москву, мы договорились, какую информацию по конференциям каждая из нас будет фиксировать в дневниках, чтобы по итогу поездки подготовить материал.
Часть II. ВО ВРЕМЯ конференции: какие решения организаторов создавали атмосферу конференции и как я приглашала спикеров на интервью?
Для начала расскажу о решениях организаторов, которые привлекли моё внимание. Их я поделила на два типа: решения, создающие атмосферу конференции, и решения, которые помогали участникам и докладчикам, снимали определённые барьеры.
Что создавало атмосферу конференции TeamLead Conf?
1) Место, где проводилась конференция
Мероприятие проходило в Крокус Экспо — выставочный центр, поражающий своим масштабом. Его площадь 585 100 м². Конечно, конференция занимала не всё пространство. Также размер Крокуса создавал риск потеряться, но этот барьер снимали указатели, привлекающие внимание.
Когда Вы в первый раз заходите в помещение, где проходила TeamLead Conf, удивляет эффект, что Вы оказываетесь в самой гуще событий. Этот эффект создаётся благодаря тому, что есть центральный холл, уходящий вдаль, а от него расходятся в разные стороны залы. Таким образом, каждый раз, когда кто-либо переходит из зала в зал, он попадает в главный холл, и там находится постоянная текучка людей. А в середине холла располагается кофе-брейк.
Мероприятие проходило в Крокус Экспо — выставочный центр, поражающий своим масштабом. Его площадь 585 100 м². Конечно, конференция занимала не всё пространство. Также размер Крокуса создавал риск потеряться, но этот барьер снимали указатели, привлекающие внимание.
Когда Вы в первый раз заходите в помещение, где проходила TeamLead Conf, удивляет эффект, что Вы оказываетесь в самой гуще событий. Этот эффект создаётся благодаря тому, что есть центральный холл, уходящий вдаль, а от него расходятся в разные стороны залы. Таким образом, каждый раз, когда кто-либо переходит из зала в зал, он попадает в главный холл, и там находится постоянная текучка людей. А в середине холла располагается кофе-брейк.
2) Залы конференции — их название, оформление, свет
Интересное решение: конференция была сделана в космическом стиле. Это касалось и залов. Во-первых, каждый зал имел название — Трантор, Солярия, Аврора и т.д. Во-вторых, в залах были собраны сцены специально под TeamLead Conf, также в космическом оформлении. В-третьих, освещение было настроено таким образом, что выступающий был подсвечен, а весь зал затемнён. Это тоже создавало соответствующую атмосферу.
Интересное решение: конференция была сделана в космическом стиле. Это касалось и залов. Во-первых, каждый зал имел название — Трантор, Солярия, Аврора и т.д. Во-вторых, в залах были собраны сцены специально под TeamLead Conf, также в космическом оформлении. В-третьих, освещение было настроено таким образом, что выступающий был подсвечен, а весь зал затемнён. Это тоже создавало соответствующую атмосферу.
3) Стенды от партнёров
По периметру главного холла располагались стенды от партнёров конференции — от Яндекса, QIWI, ВКонтакте, Озона и т.д. На каждом стенде можно было поучаствовать в активностях и интерактивах. На фото пример задачи, которую было предложено решить на одном из стендов. Я отметила её как возможный тип задач для Задачника.
По периметру главного холла располагались стенды от партнёров конференции — от Яндекса, QIWI, ВКонтакте, Озона и т.д. На каждом стенде можно было поучаствовать в активностях и интерактивах. На фото пример задачи, которую было предложено решить на одном из стендов. Я отметила её как возможный тип задач для Задачника.
4) Сувенирная продукция, мерч и брендированные бутылочки с водой
Каждому участнику конференции полагался набор из блокнотов, ручек и стикеров с логотипами конференции. Брендированными были даже бутылки с водой и стаканчики, в которые наливали напитки на кофе-брейке.
Кроме того, на стендах партнёров можно было получить разного рода сувениры и мерч — начиная от стикеров и мятных конфет, заканчивая панамками и рюкзаками.
Каждому участнику конференции полагался набор из блокнотов, ручек и стикеров с логотипами конференции. Брендированными были даже бутылки с водой и стаканчики, в которые наливали напитки на кофе-брейке.
Кроме того, на стендах партнёров можно было получить разного рода сувениры и мерч — начиная от стикеров и мятных конфет, заканчивая панамками и рюкзаками.
5) Масштаб конференции и количество докладов
В течение конференции параллельно могло идти до 8 докладов в разных залах, а общее число докладов, мастер-классов и круглых столов, указанное в расписании — более 150.
В течение конференции параллельно могло идти до 8 докладов в разных залах, а общее число докладов, мастер-классов и круглых столов, указанное в расписании — более 150.
Какие решения организаторов помогали участникам и докладчикам, снимали определённые барьеры?
1) Кулуарные зоны
Часто бывает так, что спикеру многие хотят задать вопросы, и на всех времени не хватает. Тогда либо страдает тайминг, и мероприятие идёт с задержкой, либо кто-то остаётся без ответа на свой вопрос.
В данном случае этот барьер снимался следующим образом: после каждого доклада сначала была сессия вопросов и ответов, а затем, когда время заканчивалось, спикер проходил в кулуарную зону, где беседовал с участниками, не успевшими задать свой вопрос. Также это решение помогало тем, кто не хотел бы озвучивать вопрос на весь зал, а предпочёл бы лично побеседовать со спикером.
Часто бывает так, что спикеру многие хотят задать вопросы, и на всех времени не хватает. Тогда либо страдает тайминг, и мероприятие идёт с задержкой, либо кто-то остаётся без ответа на свой вопрос.
В данном случае этот барьер снимался следующим образом: после каждого доклада сначала была сессия вопросов и ответов, а затем, когда время заканчивалось, спикер проходил в кулуарную зону, где беседовал с участниками, не успевшими задать свой вопрос. Также это решение помогало тем, кто не хотел бы озвучивать вопрос на весь зал, а предпочёл бы лично побеседовать со спикером.
2) Поощрение лучших вопросов книгами
Автору заметки не понаслышке известно, как трудно бывает составить качественный вопрос. Организаторы предусмотрели этот момент и поощряли лучшие вопросы книгами — в конце сессии ответов на вопросы спикер выбирал вопрос, который понравился больше всего. Мне удалось выиграть 2 книги, но подробнее об этом позже.
Автору заметки не понаслышке известно, как трудно бывает составить качественный вопрос. Организаторы предусмотрели этот момент и поощряли лучшие вопросы книгами — в конце сессии ответов на вопросы спикер выбирал вопрос, который понравился больше всего. Мне удалось выиграть 2 книги, но подробнее об этом позже.
3) Работа HelpTeam в каждом зале
В каждом зале находилось по несколько человек, отвечающих за технические вопросы. Они включали презентацию, помогали спикеру надеть микрофон и т.д. Их отличительный знак — надпись на спине: «У Вас есть вопросы, у меня есть ответы».
В каждом зале находилось по несколько человек, отвечающих за технические вопросы. Они включали презентацию, помогали спикеру надеть микрофон и т.д. Их отличительный знак — надпись на спине: «У Вас есть вопросы, у меня есть ответы».
4) Наклейка на бейдже — призыв для других участников конференции
К бейджам прилагались наклейки и инструкция, что с ними делать. Эти наклейки помогали обозначить свой статус: зачем Вы пришли на конференцию и на общение какого типа Вы настроены. Например, наклейка-телефон — это обменяться контактами, камера — сделать совместное фото, кофе — вместе выпить кофе и т.д.
К бейджам прилагались наклейки и инструкция, что с ними делать. Эти наклейки помогали обозначить свой статус: зачем Вы пришли на конференцию и на общение какого типа Вы настроены. Например, наклейка-телефон — это обменяться контактами, камера — сделать совместное фото, кофе — вместе выпить кофе и т.д.
Как я приглашала спикеров на интервью?
На IV Форуме по развитию креативности я выступала с докладом «Как школьнику договориться об интервью или консультации с Профессионалом», где рассказывала о приёмах, увеличивающих шанс получить согласие при обращении к Профессионалу. Один из приёмов — это подойти лично на каком-либо мероприятии, и именно его я использовала во время конференции. Все обращения к спикерам разделились на несколько типов.
Тип №1. Обращение к спикеру непосредственно после его доклада — сначала задать ему вопрос на сессии вопросов и ответов, затем подойти лично.
Как я писала выше, дважды я выигрывала книги за лучший вопрос, заданный спикеру. Получилось так, что это были именно те спикеры, кого я хотела пригласить на интервью. Поэтому когда меня вызывали, чтобы вручить книгу, я отдавала письмо спикеру и приглашала его на интервью.
Но это не единственный возможный вариант приглашения. Точно также можно было подойти к спикеру в кулуарной зоне.
Как я писала выше, дважды я выигрывала книги за лучший вопрос, заданный спикеру. Получилось так, что это были именно те спикеры, кого я хотела пригласить на интервью. Поэтому когда меня вызывали, чтобы вручить книгу, я отдавала письмо спикеру и приглашала его на интервью.
Но это не единственный возможный вариант приглашения. Точно также можно было подойти к спикеру в кулуарной зоне.
Тип №2. Обращение к спикеру при личной встрече на конференции.
Один раз получилось так, что я случайно встретила того, кого хотела пригласить на интервью — мы пришли смотреть один и тот же доклад и сидели рядом. Тогда я отдала письмо.
Один раз получилось так, что я случайно встретила того, кого хотела пригласить на интервью — мы пришли смотреть один и тот же доклад и сидели рядом. Тогда я отдала письмо.
Тип №3. Приглашение в процессе беседы или после неё.
Бывает так, что Вы не планировали приглашать кого-либо на интервью, но в ходе беседы оказалось, что человеку есть, о чём рассказать. Когда я готовилась к выступлению в комнате для докладчиков, я услышала, как несколько спикеров разговаривают и приводят примеры по интересной теме. После этого я подошла к одному из них и предложила обменяться визитками.
Бывает так, что Вы не планировали приглашать кого-либо на интервью, но в ходе беседы оказалось, что человеку есть, о чём рассказать. Когда я готовилась к выступлению в комнате для докладчиков, я услышала, как несколько спикеров разговаривают и приводят примеры по интересной теме. После этого я подошла к одному из них и предложила обменяться визитками.
Часть III. ПОСЛЕ конференции: что делать, когда конференция закончилась?
Некоторые задачи, поставленные на поездку, мне решить не удалось. Поэтому я решила выполнить их, вернувшись домой. Кроме того, появились идеи, как ещё можно применить возможности конференции для решения своих задач.
Какие шаги можно совершить после конференции?
Шаг №1. В чате докладчиков предложить поучаствовать в Вашем исследовании.
Я кратко рассказала о своей разработке — о Задачнике для школьников по выдвижению гипотез. Пригласила к тестированию задач. Это ресурсное решение для поиска людей, которые могли бы заинтересоваться моим исследованием.
Я кратко рассказала о своей разработке — о Задачнике для школьников по выдвижению гипотез. Пригласила к тестированию задач. Это ресурсное решение для поиска людей, которые могли бы заинтересоваться моим исследованием.
Шаг №2. Обсудить с организаторами темы для докладов на следующие конференции.
Моё предположение: лучше делать это при очном контакте. Но именно эту задачу решить мне не удалось, находясь непосредственно на конференции. Поэтому я попробовала выполнить её дистанционно. Сами доклады я уже подала, но полезно было бы узнать, насколько темы актуальны для данной конференции.
Моё предположение: лучше делать это при очном контакте. Но именно эту задачу решить мне не удалось, находясь непосредственно на конференции. Поэтому я попробовала выполнить её дистанционно. Сами доклады я уже подала, но полезно было бы узнать, насколько темы актуальны для данной конференции.
Шаг №3. Отправить письма спикерам
Может быть так, что с некоторыми спикерами пересечься не удалось. Или же в ходе просмотра докладов Вы выделили для себя кого-то нового, с кем тоже было бы полезно побеседовать. Поэтому после конференции можно дослать письма докладчикам.
Может быть так, что с некоторыми спикерами пересечься не удалось. Или же в ходе просмотра докладов Вы выделили для себя кого-то нового, с кем тоже было бы полезно побеседовать. Поэтому после конференции можно дослать письма докладчикам.
Шаг №4. Начать подготовку к интервью с теми спикерами, с кем удалось договориться.
С этим шагом лучше не затягивать, чтобы спикеры не забыли про Вас. Поэтому именно это я собираюсь делать в ближайшее время — прорабатывать материалы, погружаться в тему и составлять вопросы для интервью.
С этим шагом лучше не затягивать, чтобы спикеры не забыли про Вас. Поэтому именно это я собираюсь делать в ближайшее время — прорабатывать материалы, погружаться в тему и составлять вопросы для интервью.
Шаг №5. Провести анализ конференции — своего выступления и задач, которые удалось выполнить.
В анализ может входить, например, ответ на следующие вопросы:
В моём случае анализ конференции получился в форме статьи. Остаётся добавить, что я изменила бы и как действовала бы в следующий раз. В этом плане я выделю один основной пункт: контакты и общение.
Во-первых, для меня было неочевидно, что визитки нужно не только раздавать, но и брать. Поэтому в следующий раз я бы постаралась собрать как можно больше полезных контактов.
Во-вторых, один из членов ПК посоветовал мне больше общаться и знакомиться вместо того, чтобы ходить на все доклады. Так как конференция — это возможности для установления контактов, а записи докладов и так будут. Поэтому я бы сократила количество просмотренных докладов и больше времени проводила бы, общаясь с участниками и докладчиками конференции.
В анализ может входить, например, ответ на следующие вопросы:
- Что получилось хорошо? Какие задачи мне удалось решить?
- Что можно усилить? Как я буду действовать в следующий раз? Какие задачи решить не удалось?
В моём случае анализ конференции получился в форме статьи. Остаётся добавить, что я изменила бы и как действовала бы в следующий раз. В этом плане я выделю один основной пункт: контакты и общение.
Во-первых, для меня было неочевидно, что визитки нужно не только раздавать, но и брать. Поэтому в следующий раз я бы постаралась собрать как можно больше полезных контактов.
Во-вторых, один из членов ПК посоветовал мне больше общаться и знакомиться вместо того, чтобы ходить на все доклады. Так как конференция — это возможности для установления контактов, а записи докладов и так будут. Поэтому я бы сократила количество просмотренных докладов и больше времени проводила бы, общаясь с участниками и докладчиками конференции.
Хочу выразить благодарность:
- Людмиле Ивановне Позняковой за наставничество, руководство и открывающиеся возможности, а также за помощь в подготовке к конференции, постановке задач и их выполнении.
- Игорю Леонардовичу Викентьеву за рекомендации по усилению доклада.
- Организаторам конференции и членам ПК за доверие и возможность участвовать в мероприятии такого масштаба.